¿Qué documentos convencen a auditoría y aduanas a la hora de amortizar existencias?

Importancia de la documentación a la hora de dar de baja existencias

Para garantizar el cumplimiento a la hora de dar de baja existencias, es esencial presentar documentos que demuestren el movimiento o la eliminación de productos. Las auditorías y las inspecciones aduaneras exigen pruebas claras para validar las amortizaciones y evitar cuestiones legales o fiscales.

Facturas y documentos de movimiento

Las facturas de salida, transferencia o devolución son documentos esenciales para justificar la amortización. Demuestran que las existencias han sido trasladadas a otra unidad, vendidas o devueltas al proveedor. Además de las facturas, documentos como recibos o comprobantes de entrega refuerzan esta prueba.

Informes técnicos e informes de eliminación

En el caso de productos defectuosos, caducados o inservibles, los informes técnicos emitidos por organismos responsables o competentes son determinantes. Estos documentos dan fe del estado del material y justifican su eliminación o destrucción. Los informes internos que detallan el proceso también son muy importantes para la auditoría y la inspección.

Documentación por pérdida, robo o deterioro de existencias

Para las bajas por pérdida, robo o deterioro, es fundamental contar con informes policiales, informes de sucesos y registros internos que describan el incidente, las causas y las medidas adoptadas. Estos documentos validan la anulación aunque el producto no se haya trasladado oficialmente.

Registros contables y de inventario

Un registro correcto en los controles contables y de inventario ayuda a demostrar la coherencia en la anulación de existencias. Un control de inventario actualizado, que muestre el saldo real y las amortizaciones realizadas, debe estar alineado con los documentos fiscales y administrativos presentados.

Buenas prácticas para la organización de documentos

Mantener una rutina organizada y actualizada para la documentación relacionada con la amortización de existencias es crucial. La digitalización y el archivo electrónico facilitan una rápida recuperación durante las auditorías. Además, la estandarización de los procedimientos internos para las amortizaciones garantiza una mayor transparencia y seguridad en el proceso.

Consideraciones finales

Presentar una documentación clara y precisa es fundamental para convencer a los auditores y a las aduanas a la hora de dar de baja las existencias. Contar con facturas correctas, informes, registros de ocurrencia y controles internos alineados conforman un conjunto robusto de documentos que facilitan la aprobación del proceso y evitan problemas legales o fiscales.

De acuerdo con los controles internos de la empresa, es fundamental contar con documentación clara y precisa para convencer a auditoría y aduanas durante el proceso de amortización.