Como documentar, de forma auditável, o ciclo de fim de vida dos ativos corporativos

Introdução

Documentar o ciclo de fim de vida dos ativos corporativos de maneira auditável é um requisito fundamental para a gestão eficiente, conformidade ambiental e segurança da informação. Essa prática assegura que todos os processos de desativação, descarte e tratamento estejam registrados conforme legislação vigente e que possam ser verificados por auditorias internas ou externas.

Importância da documentação auditável no ciclo de fim de vida

Um registro completo e estruturado do ciclo fim de vida dos ativos é essencial para atender normas legais, normas técnicas e políticas internas. Esse documento auxilia no monitoramento do destino correto dos materiais, garantindo a conformidade com as legislações ambientais e de segurança da informação, prevenindo riscos jurídicos e operacionais.

Legislação aplicável

O gerenciamento e descarte dos ativos, especialmente aqueles que envolvem resíduos perigosos ou dados sensíveis, deve obedecer às legislações brasileiras específicas. O Decreto nº 10.936/2022 institui normas para a logística reversa de resíduos eletrônicos e seus componentes (https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2022/decreto/D10936.htm). O Sistema Nacional de Informações sobre a Gestão dos Resíduos Sólidos (SINIR, https://sinir.gov.br) estabelece diretrizes para o tratamento adequado desses resíduos. Para descarte seguro de dados de mídia ou HD, recomenda-se seguir normas técnicas da NIST (https://nvlpubs.nist.gov) e procedimentos de sanitização eletrônicos (https://ecobraz.org/pt_BR/sanitizacao-de-hd). Além disso, normas ambientais estaduais como as da CETESB (https://cetesb.sp.gov.br) podem ser aplicadas conforme a localização.

Etapas para documentação auditável

1. Inventário Inicial: Registro detalhado dos ativos, incluindo identificação única, especificações técnicas, data de aquisição, e estado atual.

2. Avaliação do tipo de descarte: Classificação do ativo quanto ao tipo de resíduo gerado (eletrônico, químico, outros) e necessidade de tratamento especial conforme o SINIR.

3. Planejamento do ciclo de vida final: Definição dos procedimentos para desativação, desmontagem, transporte, e descarte ou reciclagem, garantido conformidade com os requisitos legais e ambientais.

4. Registro dos processos executados: Documentação detalhada de todas as ações realizadas, com evidências, como autorizações, recibos e relatórios técnicos.

5. Gestão da segurança da informação: Protocolos para eliminação segura dos dados armazenados em mídias, aplicação dos processos de sanitização e certificação, para garantir confidencialidade e atender a LGPD e normas técnicas internacionais.

6. Relatórios e auditorias: Geração periódica de relatórios para controle e auditoria interna ou externa, que devem contemplar todos os dados coletados durante o ciclo de fim de vida.

Ferramentas e melhores práticas

Uso de sistemas integrados de gestão (ERP, WMS) e tecnologias de rastreamento, como QR Codes ou RFID, facilita um monitoramento eficaz e auditável. Padronização de formulários digitais e armazenamento em nuvem com segurança criptografada é recomendada.

Para descarte ambientalmente correto de ativos eletrônicos, é indicado o agendamento em pontos credenciados (https://ecobraz.org/pt_BR/eletronicos).

Conclusão

Implementar processos que garantam documentação auditável do ciclo de fim de vida dos ativos corporativos é uma prática crucial para assegurar o cumprimento legal, garantir a segurança da informação e promover a sustentabilidade corporativa. O monitoramento estruturado permite avaliações periódicas e melhoria contínua, reduzindo riscos e otimizando recursos.