Stillgelegte IT: Wie man verhindert, dass veraltete Vermögenswerte als Beweismittel gegen das Unternehmen verwendet werden

Verstehen des Risikos stillgelegter IT-Assets

Stillgelegte Informations technologie (IT)-Assets können, wenn sie nicht ordnungsgemäß verwaltet werden, zu kritischen Risikoelementen werden, die Beweise erzeugen, welche die organisatorische Integrität gefährden. Vertrauliche Informationen, die auf veralteten Geräten gespeichert sind, können von externen Akteuren wiederhergestellt werden und strategische, vertragliche oder persönliche Daten offenlegen.

Anwendbare Gesetzgebung und rechtliche Verpflichtungen

Nach dem Allgemeinen Datenschutzgesetz (Gesetz Nr. 13.853/2019) ist es verpflichtend, wirksame Maßnahmen zum Schutz und zur sicheren Vernichtung der auf IT-Assets gespeicherten Daten zu ergreifen, die nicht mehr verwendet werden. Die Nichtbeachtung kann zu Verwaltungs- und Gerichtsverfahren führen.

Verfahren zur Risikominderung

Der Prozess der sicheren Bereinigung elektronischer Medien muss integraler Bestandteil der Stilllegung sein und sicherstellen, dass Restinformationen nicht wiederhergestellt werden können. Dieses Verfahren umfasst anerkannte Techniken wie Entmagnetisierung, mehrfaches Überschreiben von Daten und kontrollierte physische Zerstörung. Eine vertrauenswürdige Referenz für diesen Prozess ist die Richtlinie der NIST Special Publication 800-88, die Standards für die Bereinigung und Entsorgung von Speichermedien festlegt.

Für Verfahren zur wird die Nutzung registrierter Fachunternehmen empfohlen, wie auf folgender Website detailliert beschrieben: Festplattenbereinigung - Terminvereinbarung.

Implementierung interner Richtlinien und IT-Kontrollen

Interne Richtlinien zur Kontrolle des Lebenszyklus technologischer Assets sind zu formalisieren, einschließlich Sicherheitsklassifizierungen, strenger Inventarisierung und endgültiger Verwertung. Die Dokumentation jedes Prozessschrittes unterstützt Audits und demonstriert die Einhaltung regulatorischer Anforderungen.

Verantwortung und technische Schulung

Es ist unerlässlich, dass IT- und Governance-Teams kontinuierlich in Best Practices des Asset-Managements und der Informationssicherheit geschult werden, um eine vollständige Neutralisierung von Daten vor jeglicher Entsorgung oder Wiederverwendung sicherzustellen.

Umweltgerechte Entsorgung der Geräte

Neben der Informationssicherheit muss auch eine umweltgerechte Entsorgung der elektronischen Geräte gewährleistet werden, um Umweltverpflichtungen zu erfüllen und Umweltrisiken zu minimieren, gemäß der Nationalen Politik für feste Abfälle (Gesetz Nr. 12.305/2010). Für das Management elektronischer Abfälle wird empfohlen, spezialisierte Dienstleistungen über den folgenden Link zu beauftragen: Elektroschrottsammlung - Terminvereinbarung.