Cómo documentar la eliminación de ordenadores y portátiles para la auditoría

Introducción

La documentación de la eliminación de ordenadores y portátiles es esencial para garantizar el cumplimiento legal y la eficacia en las auditorías internas y externas. El proceso debe seguir los procedimientos normativos y las regulaciones ambientales vigentes, garantizando la seguridad de la información y la trazabilidad de los equipos desde el final de su vida útil hasta su correcta eliminación.

Base Legal y Regulaciones Aplicables

La eliminación de equipos electrónicos, incluyendo computadoras y notebooks, debe cumplir con Ley nº 12.305/2010 (Política Nacional de Residuos Sólidos) y sus regulaciones complementarias. De acuerdo con el Sistema Nacional de Información de Gestión de Residuos Sólidos (SINIR), el registro de la generación, recolección y disposición final de los residuos electrónicos debe formalizarse para garantizar la trazabilidad y responsabilidad técnica.

Procedimientos de documentación de eliminación

Para garantizar el cumplimiento y facilitar las auditorías, se recomiendan los siguientes pasos:

• Inventario detallado: Registrar las características de los equipos desechados, como marca, modelo, número de serie y estado de reparación.
• Protocolo de eliminación: Emitir un documento formal que contenga información que identifique el equipo, el motivo de la eliminación, la fecha y la persona responsable de la acción.
• Sanitización de datos: Llevar a cabo una eliminación segura de los datos, preferiblemente utilizando técnicas aprobadas y certificadas, de acuerdo con las directrices de sanitización de discos duros. Documentar el método utilizado y demostrar la eficacia del proceso para evitar vulnerabilidades.
• Registro de recogida y eliminación: Formalizar la factura o justificante de entrega de los equipos para su recogida especializada, de acuerdo con las directrices de recogida y eliminación de residuos electrónicos. Es obligatorio asegurarse de que el destino final cumple la legislación medioambiental.

Control y almacenamiento de documentos

Mantener los registros organizados y accesibles es esencial para las auditorías. Los documentos deben contener información clara sobre cada etapa de la eliminación, incluyendo:

• Inventario inicial y firmas de los responsables
• Informe de higienización y certificación de eliminación de datos
• Prueba de entrega para recogida especializada
• Facturas y documentos de destino final

Deben almacenarse electrónica y/o físicamente, garantizando su integridad y disponibilidad de acuerdo con el plazo legal establecido por la legislación, que suele ser de al menos 5 años a efectos de auditoría y prueba.

Consideraciones sobre la seguridad de la información

Además de descontaminar físicamente los datos, el proceso de eliminación debe cumplir las normas de seguridad de la información, como las indicadas por el NIST SP 800-88 Rev.1., que define las normas para el borrado seguro y la destrucción de soportes electrónicos. De este modo se garantiza que la información sensible no quede expuesta, evitando riesgos legales y operativos.

Conclusión

Un riguroso sistema de documentación para la eliminación de ordenadores y portátiles es indispensable para garantizar el cumplimiento de la normativa medioambiental, la seguridad de la información y la facilidad de auditoría. La correcta formalización de todas las etapas y su adecuada custodia son esenciales para el soporte técnico y legal del proceso.