Wie dokumentiert man die Entsorgung von Computern und Notebooks für die Rechnungsprüfung?

Einführung

Die Dokumentation der Entsorgung von Computern und Notebooks ist unerlässlich, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und die Effizienz bei internen und externen Prüfungen zu gewährleisten. Der Prozess muss normativen Verfahren und geltenden Umweltvorschriften folgen, um die Informationssicherheit und die Rückverfolgbarkeit der Geräte vom Ende ihrer Nutzungsdauer bis zur ordnungsgemäßen Entsorgung zu gewährleisten.

Rechtsgrundlage und geltende Vorschriften

Die Entsorgung von elektronischen Geräten, einschließlich Computern und Notebooks, muss dem Gesetz Nr. 12.305/2010 (Nationale Abfallpolitik) und seinen ergänzenden Vorschriften entsprechen. Gemäß dem Nationalen Informationssystem für die Bewirtschaftung fester Abfälle (SINIR) muss die Erfassung der Erzeugung, Sammlung und Entsorgung von Elektroschrott formalisiert werden, um die Rückverfolgbarkeit und technische Verantwortung zu gewährleisten.

Verfahren der Entsorgungsdokumentation

Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und Prüfungen zu erleichtern, werden folgende Schritte empfohlen:

• Detaillierte Bestandsaufnahme: Aufzeichnung der Merkmale der ausrangierten Geräte, wie Marke, Modell, Seriennummer und Reparaturzustand.
• Entsorgungsprotokoll: Stellen Sie ein formelles Dokument aus, das Informationen zur Identifizierung des Geräts, den Grund für die Entsorgung, das Datum und die für die Maßnahme verantwortliche Person enthält.
• Datensanierung: Führen Sie eine sichere Datenlöschung durch, vorzugsweise unter Verwendung zugelassener und zertifizierter Techniken gemäß den Leitlinien zur Festplatten-Sanierung. Dokumentieren Sie die angewandte Methode und weisen Sie die Wirksamkeit des Verfahrens nach, um Schwachstellen zu vermeiden.
• Sammel- und Entsorgungsnachweis: Erstellen Sie die Rechnung oder den Liefernachweis der Geräte für die Spezialsammlung gemäß den Richtlinien für die Sammlung und Entsorgung von Elektronikschrott. Es muss sichergestellt werden, dass der endgültige Bestimmungsort die Umweltvorschriften einhält.

Dokumentenkontrolle und -aufbewahrung

Eine geordnete und zugängliche Dokumentation ist für Audits unerlässlich. Die Dokumente müssen klare Informationen über jede Entsorgungsstufe enthalten, einschließlich:

• Erstinventarisierung und Unterschriften der Verantwortlichen
• Sanierungsbericht und Bescheinigung der Datenlöschung
• Liefernachweis für Spezialsammlungen
• Rechnungen und Endbestimmungsdokumente

Diese müssen elektronisch und/oder physisch aufbewahrt werden, wobei die Integrität und Verfügbarkeit gemäß der gesetzlich vorgeschriebenen Frist gewährleistet sein muss, die in der Regel mindestens fünf Jahre zu Prüfungs- und Nachweiszwecken beträgt.

Überlegungen zur Informationssicherheit

Neben der physischen Dekontaminierung der Daten muss der Entsorgungsprozess auch den Informationssicherheitsstandards entsprechen, wie sie beispielsweise in der NIST SP 800-88 Rev.1., das Standards für die sichere Löschung und Vernichtung elektronischer Medien definiert. Dadurch wird sichergestellt, dass sensible Informationen nicht preisgegeben werden, wodurch rechtliche und betriebliche Risiken vermieden werden.

Schlussfolgerung

Ein strenges Dokumentationssystem für die Entsorgung von Computern und Notebooks ist unerlässlich, um die Einhaltung der Umweltvorschriften, die Informationssicherheit und eine einfache Prüfung zu gewährleisten. Die korrekte Formalisierung aller Schritte und ihre ordnungsgemäße Aufbewahrung sind für die technische und rechtliche Unterstützung des Prozesses unerlässlich.