Comment documenter la mise au rebut des ordinateurs et des cahiers à des fins d'audit ?

Introduction

La documentation de l'élimination des ordinateurs et des ordinateurs portables est essentielle pour garantir la conformité légale et l'efficacité des audits internes et externes. Le processus doit suivre les procédures normatives et les réglementations environnementales en vigueur, garantissant la sécurité des informations et la traçabilité des équipements depuis la fin de leur vie utile jusqu'à leur élimination correcte.

Base juridique et réglementations applicables

L'élimination des équipements électroniques, y compris les ordinateurs et les ordinateurs portables, doit être conforme à la Loi n° 12.305/2010 (Politique nationale en matière de déchets solides) et à ses réglementations complémentaires. Selon le Système national d'information sur la gestion des déchets solides (SINIR), l'enregistrement de la production, de la collecte et de l'élimination des déchets électroniques doit être formalisé afin de garantir la traçabilité et la responsabilité technique.

Procédures de documentation de l'élimination

Pour garantir la conformité et faciliter les audits, les étapes suivantes sont recommandées:

• Inventaire détaillé:Enregistrer les caractéristiques des équipements mis au rebut, telles que la marque, le modèle, le numéro de série et l'état de réparation.
• Protocole de mise au rebut: Émettre un document formel contenant des informations identifiant l'équipement, la raison de la mise au rebut, la date et la personne responsable de l'action.
• Assainissement des données: Effectuer un effacement sécurisé des données, de préférence en utilisant des techniques approuvées et certifiées, conformément aux directives d'assainissement des disques durs. Documentez la méthode utilisée et prouvez l'efficacité du processus pour éviter les vulnérabilités.
• Relevé de la collecte et de l'élimination: Formalisez la facture ou la preuve de livraison de l'équipement pour une collecte spécialisée, conformément aux lignes directrices pour la collecte et l'élimination des déchets électroniques. Il est obligatoire de s'assurer que la destination finale respecte la législation environnementale.

Contrôle et stockage des documents

La tenue de registres organisés et accessibles est essentielle pour les audits. Les documents doivent contenir des informations claires sur chaque étape de l'élimination, notamment :

• Inventaire initial et signatures des responsables
• Rapport d'assainissement et certification de la suppression des données
• Preuve de livraison pour la collecte spécialisée
• Factures et documents de destination finale

Ils doivent être stockés électroniquement et/ou physiquement, en garantissant l'intégrité et la disponibilité conformément à la durée légale établie par la législation, qui est généralement d'au moins 5 ans à des fins d'audit et de preuve.

Considérations relatives à la sécurité de l'information

En plus de la décontamination physique des données, le processus d'élimination doit respecter les normes de sécurité de l'information, telles que celles indiquées par le NIST SP 800-88 Rev.1., qui définit des normes pour l'effacement et la destruction sécurisés des supports électroniques. Un système de documentation rigoureux pour l'élimination des ordinateurs et des ordinateurs portables est indispensable pour garantir le respect de l'environnement, la sécurité des informations et la facilité d'audit. La formalisation correcte de toutes les étapes et leur bonne conservation sont essentielles pour le soutien technique et juridique du processus.