Trazabilidad y Cadena de Custodia en el Descarte de RAEE Corporativo

En las empresas que operan en Brasil, el descarte de residuos de aparatos eléctricos y electrónicos (RAEE) procedentes de TI ya no es un tema menor. Forma parte de las discusiones sobre ESG, compliance, gestión de riesgos y seguridad de la información. Clientes, inversores, matrices y reguladores quieren saber qué ocurre exactamente con los equipos al final de su vida útil.

Responder a esta pregunta exige dos cosas: trazabilidad y cadena de custodia. La trazabilidad permite seguir el RAEE desde cada centro de trabajo hasta el tratamiento final. La cadena de custodia deja claro quién fue responsable de los equipos en cada etapa. Juntas, determinan si el sistema de gestión de RAEE es sólido o vulnerable.

Este artículo explica cómo aplicar estos conceptos al contexto brasileño y cómo Ecobraz apoya a empresas y entidades públicas en la creación de un modelo nacional, estructurado y apto para auditorías ESG.

1. Qué es la trazabilidad en el descarte de RAEE

La trazabilidad es la capacidad de seguir el recorrido del residuo desde su origen hasta el destino final, con evidencias verificables. En el caso de TI corporativa, implica:

• Identificar qué unidad o CNPJ generó el residuo
• Saber qué categorías de equipos se enviaron
• Registrar el transporte hasta las instalaciones de Ecobraz
• Documentar el tratamiento y el destino final

Si la empresa no puede demostrar este recorrido, resulta difícil sostener que el RAEE no cayó en canales informales o fue gestionado de forma inadecuada.

2. Qué es la cadena de custodia

La cadena de custodia se centra en la responsabilidad sobre los equipos en cada paso del proceso.

• Quién autorizó la salida de los equipos en la empresa
• Quién recibió y firmó la recogida
• Qué empresa y equipo realizaron el transporte
• Quién registró la entrada y el tratamiento en Ecobraz

En sectores sensibles (finanzas, salud, sector público, infraestructuras críticas), los vacíos en la cadena de custodia son especialmente graves, porque pueden derivar en pérdida de activos, fugas de datos o cuestionamientos legales.

3. Por qué los auditores ESG prestan atención a este tema

Para los auditores, el tratamiento de RAEE es un indicador de madurez en gobernanza y gestión de riesgos. En una revisión ESG o de compliance suelen preguntar:

• Si existe una política clara de desmantelamiento de activos de TI
• Si la empresa utiliza operadores autorizados como Ecobraz o si recurre a chatarreros informales
• Si hay consistencia documental entre diferentes centros y periodos
• Si los equipos con datos sensibles se destruyen de forma segura
• Si los datos de RAEE se integran en los informes de sostenibilidad

Cuando detectan falta de trazabilidad o una cadena de custodia incompleta, suelen registrar observaciones negativas en el informe.

4. Elementos básicos de la trazabilidad de RAEE

4.1. Origen claramente identificado

• CNPJ de la entidad en Brasil
• Nombre del centro (oficina, planta, sucursal, data center)
• Área o responsable que libera el material
• Fecha de liberación

4.2. Clasificación de equipos

Un mínimo de detalle debe existir sobre qué se envía a Ecobraz:

• Ordenadores portátiles y de escritorio
• Monitores y periféricos
• Servidores y sistemas de almacenamiento
• Equipos de red (switches, routers, firewalls)
• Impresoras y multifuncionales
• Cables y accesorios

En lotes críticos, algunas empresas añaden números de serie o códigos de activo.

4.3. Transporte documentado

• Registros de recogida (fecha, hora, cantidades)
• Documentos de transporte y, cuando aplique, MTR u otros sistemas oficiales
• Referencia a vehículo, ruta o transportista

4.4. Tratamiento y destino final

• Certificados de destino final emitidos por Ecobraz
• Descripción del tratamiento y de la recuperación de materiales
• Indicadores ambientales (toneladas, CO₂ evitado)

5. Riesgos cuando la trazabilidad es débil

• Pérdida de activos entre el inventario de TI y el tratamiento final
• Venta o reutilización no autorizada de equipos
• Exposición de datos en dispositivos no desinfectados
• Incumplimiento ambiental si el RAEE termina en canales informales
• Impacto en ESG y reputación ante matrices, clientes y reguladores

6. Cómo Ecobraz estructura la trazabilidad para sus clientes

6.1. En el punto de generación

• Identificación del CNPJ y del centro responsable
• Registro de categorías y volúmenes aproximados
• Procedimientos específicos para equipos sensibles de TI

6.2. En el transporte

• Registros de recogida y entrega
• Cumplimiento de normas locales de transporte de residuos
• Uso de embalajes y manejo adecuados

6.3. En las instalaciones de Ecobraz

• Conformidad entre lo previsto y lo recibido
• Clasificación y segregación por tipo de equipo y material
• Tratamiento en instalaciones autorizadas

6.4. Para activos de TI con datos

• Procesos de destrucción de datos
• Certificados de destrucción vinculados a lotes específicos
• Documentación compatible con requisitos de seguridad y privacidad

7. Documentos que demuestran trazabilidad y cadena de custodia

• Certificados de destino final (CDF)
• Documentos de transporte y MTR cuando corresponda
• Inventarios de equipos por lote y centro
• Informes técnicos de tratamiento
• Certificados de destrucción de datos
• Informes consolidados por CNPJ o unidad de negocio

8. Cómo los auditores ponen a prueba la historia

1. Seleccionan muestras de activos o lotes de RAEE
2. Verifican los registros internos de TI, compras y facilities
3. Contrastan la información con la documentación de Ecobraz
4. Buscan incoherencias en fechas, cantidades o descripciones

Si encuentran inconsistencias, pueden concluir que la trazabilidad no es fiable.

9. Cómo alinear el modelo interno con Ecobraz

• Definir un flujo estándar de baja y descarte de activos de TI
• Designar a Ecobraz como socio de referencia para RAEE en Brasil
• Vincular cada lote a un CNPJ, centro y responsable claros
• Guardar los documentos de Ecobraz en repositorios accesibles para ESG y auditoría
• Realizar autoevaluaciones internas antes de auditorías externas

Con este modelo, la gestión de RAEE deja de ser un punto débil y se convierte en evidencia sólida de gestión responsable.

Más información en: https://ecobraz.org