Traçabilité et Chaîne de Garde pour les DEEE Informatiques au Brésil

Pour les groupes ayant des opérations au Brésil, la gestion des déchets d’équipements électriques et électroniques (DEEE) issus de l’informatique ne se limite pas à un enjeu environnemental. Elle touche directement à la gouvernance, à la gestion des risques, à la conformité et à la sécurité des données. Les auditeurs demandent de plus en plus : pouvez-vous démontrer le parcours complet de vos équipements IT en fin de vie ?

Pour répondre oui, il faut mettre en place deux éléments clés : une traçabilité robuste et une chaîne de garde (chain of custody) documentée. Ce guide explique ces notions dans le contexte brésilien, et la manière dont Ecobraz accompagne les filiales IT et RSE sur le terrain.

1. Traçabilité des DEEE IT : suivre le flux du déchet

La traçabilité consiste à suivre le flux d’un lot de DEEE depuis le site d’origine jusqu’au traitement final, avec des preuves exploitables. Pour les actifs informatiques, cela implique notamment :

• Identifier le site et l’entité juridique (CNPJ) à l’origine des DEEE
• Qualifier les catégories d’équipements remis (PC, portables, serveurs, écrans, etc.)
• Tracer le transport vers les installations d’Ecobraz
• Documenter le traitement et la valorisation des matériaux

Sans traçabilité, il devient difficile d’écarter l’hypothèse d’une filière informelle ou d’une gestion non conforme.

2. Chaîne de garde : qui est responsable à chaque étape ?

La chaîne de garde précise qui a la responsabilité des équipements à chaque étape :

• Décision de sortie d’inventaire par l’IT ou les services généraux
• Remise des équipements au transporteur ou à Ecobraz
• Transport jusqu’au site de traitement
• Réception, contrôle et traitement chez Ecobraz

Une chaîne de garde claire est particulièrement importante pour les équipements contenant des données sensibles ou critiques.

3. Pourquoi les audits ESG et de conformité se préoccupent de ce sujet

Dans les audits, la gestion des DEEE IT est considérée comme un indicateur concret de la capacité du groupe à piloter les risques environnementaux et de sécurité de l’information. Les auditeurs examinent notamment :

• L’existence d’une procédure de fin de vie pour les actifs IT au Brésil
• Le recours à prestataires autorisés comme Ecobraz
• La cohérence des pratiques entre différents sites
• Les preuves de destruction ou d’effacement des données
• L’intégration des volumes et impacts dans le reporting RSE

4. Composantes d’un système de traçabilité efficace

4.1. Origine clairement identifiée

• Site et CNPJ de la filiale concernée
• Responsable local ou service émetteur
• Date de mise à disposition des équipements

4.2. Catégorisation des équipements

• Postes de travail et ordinateurs portables
• Moniteurs et périphériques
• Serveurs et stockages
• Équipements réseau
• Imprimantes et multifonctions

Pour certains lots, l’utilisation d’identifiants d’actifs ou de numéros de série peut être pertinente.

4.3. Transport et remise à Ecobraz

• Relevés de collecte (date, volumes, signatures)
• Documents de transport et références aux systèmes officiels
• Informations sur le transporteur et le trajet

4.4. Traitement et destination finale

• Certificats de traitement et de destination finale délivrés par Ecobraz
• Descriptions synthétiques des procédés de démantèlement et de recyclage
• Indicateurs d’impact (tonnes traitées, CO₂ évité)

5. Risques en cas de traçabilité insuffisante

• Perte d’équipements entre l’inventaire IT et le traitement final
• Réutilisation ou revente non contrôlée de matériels
• Fuite potentielle de données sur des supports non effacés
• Non-conformité environnementale si des flux partent vers des filières informelles
• Risques ESG et réputationnels en cas de constats négatifs dans les audits

6. Comment Ecobraz met en œuvre la traçabilité pour ses clients

6.1. Sur le site du client

• Référence au site et au CNPJ
• Enregistrement des catégories et volumes d’équipements
• Traitement adapté des actifs IT sensibles

6.2. Pendant le transport

• Collectes documentées et tracées
• Respect des règles locales applicables
• Conditionnement et manutention adaptés

6.3. Dans les installations Ecobraz

• Contrôle entre les quantités annoncées et reçues
• Tri par type de matériel et de matières
• Traitement dans des installations autorisées

6.4. Pour les équipements contenant des données

• Procédures de destruction ou d’effacement sécurisé des données
• Certificats de destruction des données par lot
• Documentation réutilisable dans les dossiers de cybersécurité

7. Documents qui matérialisent la traçabilité et la chaîne de garde

• Certificats de traitement et de destination finale
• Documents de collecte et de transport, MTR si applicable
• Inventaires des équipements remis
• Notes et rapports techniques de traitement
• Certificats de destruction des données
• Rapports consolidés par site, entité ou période

8. Comment les auditeurs vérifient la cohérence du dispositif

1. Sélection de lots ou d’actifs IT en échantillon
2. Vérification des données dans les systèmes internes
3. Comparaison avec la documentation fournie par Ecobraz
4. Analyse de cohérence (dates, quantités, descriptions)

9. Construire un modèle interne aligné avec Ecobraz

• Formaliser une procédure de fin de vie des actifs IT pour le Brésil
• Désigner Ecobraz comme prestataire de référence pour les DEEE IT
• Assurer qu’aucun lot ne part sans référence à un site et un CNPJ clairs
• Centraliser les documents Ecobraz pour les équipes RSE et audit
• Organiser des revues internes avant les audits externes importants

Avec un tel dispositif, la traçabilité des DEEE informatiques devient un argument solide lors des audits ESG et de conformité, plutôt qu’un point de fragilité.

Pour plus d’informations : https://ecobraz.org