Rückverfolgbarkeit und Chain of Custody bei IT-Elektroschrott in Brasilien

Für Unternehmen aus dem deutschsprachigen Raum, die Werke, Niederlassungen oder Servicezentren in Brasilien betreiben, ist die Entsorgung von IT-Elektroschrott ein Thema mit klarer ESG- und Compliance-Relevanz. Prüfer wollen nachvollziehen können, welche Geräte wann, wo und wie entsorgt wurden – und wer in den einzelnen Schritten die Verantwortung trug.

Zwei Konzepte stehen im Mittelpunkt: Rückverfolgbarkeit und Chain of Custody. Rückverfolgbarkeit beschreibt den Weg der Altgeräte vom Standort bis zur Verwertungsanlage. Chain of Custody dokumentiert, wer in jeder Phase für die Geräte verantwortlich war. Dieser Beitrag erklärt, wie diese Anforderungen im brasilianischen Kontext umgesetzt werden können und welche Rolle Ecobraz als lokaler Spezialist spielt.

1. Rückverfolgbarkeit – den Weg des Elektroschrotts kennen

Rückverfolgbarkeit bedeutet, den Pfad von IT-Elektroschrott vom Abfallanfall bis zur finalen Behandlung nachvollziehen zu können. Typische Fragen von Prüfern:

• Aus welchem Werk, Büro oder Rechenzentrum stammen die Geräte?
• Welche Gerätekategorien wurden abgegeben (PCs, Laptops, Monitore, Server usw.)?
• Wann und wie erfolgte der Transport zu Ecobraz?
• Wie wurden die Altgeräte dort behandelt und verwertet?

Ohne klare Antworten ist es schwierig, gegenüber Audits und Stakeholdern ein konsistentes Bild zu vermitteln.

2. Chain of Custody – Verantwortung entlang der Prozesskette

Die Chain of Custody legt fest, wer in welcher Phase die Verantwortung für die Altgeräte trägt. Relevante Stationen sind unter anderem:

• Freigabe der Geräte zur Entsorgung durch die lokale IT oder Facilities
• Übergabe an das Logistikteam oder an Ecobraz
• Transport zur Ecobraz-Anlage
• Wareneingangskontrolle und Bestätigung bei Ecobraz

Gerade bei sensiblen Daten und hochwertigen Assets ist eine nachvollziehbare Chain of Custody zentral, um Diebstahl, Datenabfluss und Haftungsfragen zu vermeiden.

3. Warum ESG- und Compliance-Prüfer Wert auf Nachweise legen

In ESG-, Umwelt- oder Compliance-Audits dient IT-Elektroschrott oft als Praxisbeispiel für das Zusammenspiel von Governance, Risikomanagement und Umweltverantwortung. Typische Prüfungsfragen:

• Existiert eine Richtlinie zur Stilllegung und Entsorgung von IT-Assets in Brasilien?
• Werden lizenzierte Dienstleister wie Ecobraz eingesetzt?
• Gibt es einheitliche Prozesse über alle Standorte hinweg?
• Wie wird mit Datenträgern umgegangen, die sensible Informationen enthalten?
• Wie fließen Mengen und Umweltkennzahlen in das ESG-Reporting ein?

Fehlende Rückverfolgbarkeit und unklare Zuständigkeiten führen häufig zu kritischen Anmerkungen im Prüfbericht.

4. Zentrale Elemente der Rückverfolgbarkeit von IT-Elektroschrott

4.1. Herkunft der Geräte

• CNPJ des Standortes in Brasilien
• Bezeichnung des Standortes (Werk, Niederlassung, Büro, Rechenzentrum)
• verantwortlicher Bereich oder Ansprechpartner
• Datum der Freigabe zur Entsorgung

4.2. Klassifikation der Assets

• Laptops und Desktops
• Monitore, Drucker, Peripheriegeräte
• Server und Storage-Systeme
• Netzwerkkomponenten
• Spezialhardware je nach Branche

Bei höherem Risiko können Asset-Nummern oder Seriennummern ergänzt werden.

4.3. Dokumentierter Transport

• Abholprotokolle (Datum, Menge, beteiligte Personen)
• Transportdokumente bzw. elektronische Abfallsysteme (MTR-ähnlich)
• Informationen zu Route und Transporteur

4.4. Nachweise zur Behandlung und Verwertung

• Zertifikate über Behandlung und Endverbleib
• technische Beschreibungen der Prozesse
• Umweltkennzahlen (Mengen, CO₂-Einsparung)

5. Risiken bei fehlender Rückverfolgbarkeit

• Verlust von Geräten ohne nachvollziehbare Erklärung
• illegale Verwertung über inoffizielle Kanäle
• Datenabfluss durch unsachgemäße Weiterverwendung von Hardware
• Umwelt- und Haftungsrisiken bei falscher Entsorgung
• ESG- und Reputationsrisiken bei negativen Prüfungsfeststellungen

6. Wie Ecobraz Rückverfolgbarkeit in der Praxis umsetzt

6.1. Am Standort

• Erfassung von Standort und CNPJ
• Registrierung der Gerätekategorien und Mengen
• besondere Behandlung von sensiblen IT-Assets

6.2. Während des Transports

• Dokumentierte Abholungen mit Referenzen
• Einhaltung lokaler Vorschriften
• sichere Handhabung und Verpackung

6.3. In der Ecobraz-Anlage

• Abgleich zwischen angekündigten und eingegangenen Mengen
• Sortierung nach Material- und Gerätekategorien
• Behandlung in lizenzierten Anlagen

6.4. Für datenhaltige IT-Systeme

• sichere Datenvernichtungsverfahren
• Zertifikate zur Datenvernichtung pro Charge
• Dokumentation für IT-Security- und Compliance-Zwecke

7. Dokumente, die Rückverfolgbarkeit und Chain of Custody belegen

• Zertifikate über Behandlung und Endverbleib
• Transport- und MTR-Dokumente (falls anwendbar)
• Inventarlisten der entsorgten Geräte
• technische Verfahrensbeschreibungen
• Datenvernichtungszertifikate
• konsolidierte Berichte nach Standort oder CNPJ

8. Wie Prüfer die Konsistenz testen

1. Stichproben aus IT-Asset-Listen und Entsorgungsdaten auswählen
2. interne Unterlagen (IT, Einkauf, Umwelt) prüfen
3. Nachweise von Ecobraz abgleichen
4. Unstimmigkeiten in Mengen, Zeitpunkten oder Beschreibungen identifizieren

9. Ein internes Modell im Schulterschluss mit Ecobraz aufbauen

• klare Richtlinie zur Stilllegung und Entsorgung von IT-Assets definieren
• Ecobraz als bevorzugten Partner für brasilianische Standorte festlegen
• jede Entsorgungscharge eindeutig einem Standort/CNPJ zuordnen
• Dokumente von Ecobraz zentral für ESG und Audit speichern
• interne Vorprüfungen vor externen Audits durchführen

So wird die Entsorgung von IT-Elektroschrott in Brasilien zu einem positiven Beispiel für gelebte ESG- und Compliance-Praxis statt zu einem Risiko.

Weitere Informationen: https://ecobraz.org