ESG-Audit-Checkliste für IT-Elektroschrott in Brasilien

Für Unternehmen aus dem DACH-Raum mit Niederlassungen, Werken oder Servicecentern in Brasilien rücken ESG-Audits das Thema IT-Elektroschrott zunehmend in den Fokus. Prüfer möchten wissen, wie ausgemusterte Laptops, Desktops, Monitore, Server und Netzwerkgeräte behandelt werden – und ob dies rechtskonform, daten­sicher und nachvollziehbar geschieht.

Diese Checkliste unterstützt IT-Verantwortliche, Nachhaltigkeits- und Compliance-Teams dabei, sich gezielt auf ESG-Prüfungen vorzubereiten, bei denen die Entsorgung von Elektroaltgeräten in Brasilien eine Rolle spielt. Ecobraz fungiert dabei als lokaler Spezialist für Recycling, Dokumentation und soziale Wirkung.

1. Governance und interne Richtlinien

• [ ] Schriftliche Richtlinie zur Stilllegung und Entsorgung von IT-Assets in Brasilien.
• [ ] Klare Definition des Geltungsbereichs (welche Gerätekategorien sind umfasst?).
• [ ] Zuständigkeiten in IT, Nachhaltigkeit/RSE, Compliance, Einkauf und Facilities sind festgelegt.
• [ ] Dokumentierter Prozessablauf von der Abholanforderung bis zur Archivierung der Nachweise.
• [ ] Kriterien zur Auswahl von Dienstleistern: Genehmigungen, nationale Abdeckung, Dokumentationsqualität, Datensicherheit.

2. Rechtliche Anforderungen und Reverse Logistics

• [ ] Überblick über alle Standorte in Brasilien, an denen IT-Elektroschrott anfällt.
• [ ] Kenntnis der lokalen Umweltanforderungen und branchenspezifischer Pflichten.
• [ ] Einsatz eines spezialisierten Partners wie Ecobraz mit gültigen Umweltgenehmigungen.
• [ ] Nachweis, dass keine informellen Kanäle für die Entsorgung genutzt werden.
• [ ] Verankerung von Entsorgungs- und Compliance-Anforderungen in Lieferanten- und Dienstleistungsverträgen.

3. Dokumente für ESG- und Compliance-Prüfungen

• [ ] Abhol- und Übergabeprotokolle mit Datum, Standort, Art und Menge der Geräte.
• [ ] Transport- und Chain-of-Custody-Dokumente bis zur Verwertungsanlage.
• [ ] Detaillierte Inventarlisten nach Standort oder CNPJ (brasilianische Steuer-ID der Gesellschaft).
• [ ] Zertifikate über Behandlung und Endverbleib, ausgestellt von Ecobraz.
• [ ] Periodische konsolidierte Berichte über die in Brasilien recycelten Mengen.
• [ ] Technische Erläuterungen zu Recycling- und Verwertungsprozessen.

4. Datensicherheit bei der Stilllegung von IT-Systemen

• [ ] Interner Prozess zur Deaktivierung von IT-Assets (Inventarbereinigung, Zugriffsentzug etc.).
• [ ] Vorgaben zur Datenlöschung oder Verschlüsselung vor dem Verlassen des Standorts.
• [ ] Vereinbarungen mit Ecobraz zur sicheren Vernichtung von Datenträgern (z.B. physische Zerstörung).
• [ ] Zertifikate zur Datenvernichtung pro Charge oder Projekt.
• [ ] Dokumentierte Chain-of-Custody für besonders sensible Hardware.

5. Rückverfolgbarkeit der Stoffströme

• [ ] Zuordnung jedes Abholauftrags zu einem konkreten Standort.
• [ ] Erfassung der Gerätekategorien und Mengen beim Abtransport.
• [ ] Verknüpfung mit konkreten Projekten (Hardware-Refresh, Standortschließung, Migration).
• [ ] Verfügbarkeit von Transportinformationen bei Rückfragen von Prüfern.
• [ ] Konsolidierte Berichte nach Standort, Business Unit und Zeitraum.

Ecobraz bildet diese Rückverfolgbarkeit ab und ermöglicht damit den Abgleich mit internen IT-Asset- und Nachhaltigkeitsdaten.

6. ESG-Kennzahlen: Mengen, CO₂-Einsparung und soziale Wirkung

• [ ] Gesamte recycelte Elektroaltgeräte-Menge in Tonnen pro Berichtszeitraum.
• [ ] Schätzung eingesparter CO₂-Emissionen durch Recycling (sofern bereitgestellt).
• [ ] Angaben zur Materialrückgewinnung (Metalle, Kunststoffe, Glas).
• [ ] Berichte über soziale Projekte (z.B. digitale Inklusion) mit aufbereiteten Geräten.
• [ ] Integration dieser Kennzahlen in ESG-Reports und nichtfinanzielle Berichterstattung.

7. Interne Vorprüfung vor externen Audits

• [ ] Regelmäßige interne Reviews von Prozessen und Dokumentation.
• [ ] Stichprobenprüfungen einzelner Chargen (Zertifikate, Inventarlisten, Transportnachweise).
• [ ] Gespräche mit beteiligten Fachbereichen, um Prozessverständnis und Umsetzung zu validieren.
• [ ] Bewertung von Ecobraz hinsichtlich Lizenzen, Kapazität und Qualität der Nachweise.
• [ ] Maßnahmenplan zur Schließung identifizierter Lücken.

8. Nutzung der Checkliste gemeinsam mit Ecobraz

1. Ausrichtung der internen Richtlinie mit den Punkten dieser Checkliste.
2. Zusammenführung vorhandener Unterlagen und Identifikation offener Punkte.
3. Definition von Ecobraz als bevorzugtem Partner für IT-Elektroschrott in Brasilien.
4. Einbindung von Ecobraz-Zertifikaten und -Berichten in ESG- und Compliance-Systeme.
5. Nutzung der von Ecobraz bereitgestellten Impact-Daten im Nachhaltigkeitsbericht.

So wird IT-Elektroschrott von einem Risiko in ESG-Audits zu einem klar dokumentierten Beitrag zu Umwelt- und Sozialzielen.

Weitere Informationen: https://ecobraz.org