Zurückgegebene personenbezogene Daten: Wann sind Datenträger zu säubern und wann zu vernichten?

Bedeutung des Umgangs mit Datenträgern mit personenbezogenen Daten

Der korrekte Umgang mit zurückgegebenen Datenträgern, die personenbezogene Daten enthalten, ist von entscheidender Bedeutung für die Gewährleistung der Informationssicherheit und die Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften, wie z. B. des LGPD (General Data Protection Act). Zu den sensiblen Medien gehören Festplatten, USB-Sticks, CDs, DVDs und Speicherkarten, auf denen wichtige und geschützte Daten gespeichert sind. Die Entscheidung, ob diese Datenträger sanitisiert (gelöscht) oder vernichtet werden sollen, hängt vom Zustand des Datenträgers, seiner künftigen Verwendung und dem damit verbundenen Risiko ab.

Wann sollte man sich für die Sanitisierung von Datenträgern entscheiden

Die Sanitisierung besteht darin, dass die gespeicherten Daten vollständig und unwiderruflich gelöscht werden, so dass der Datenträger zu einem späteren Zeitpunkt wiederverwendet oder sicher entsorgt werden kann. Diese Option ist angezeigt, wenn der Datenträger noch funktionsfähig ist und ohne Risiko weiter verwendet werden kann. Die Sanierung kann durch Methoden wie Überschreiben, umgekehrte Verschlüsselung oder Entmagnetisierung erfolgen (Entmagnetisierung ist bei magnetischen Datenträgern üblich).

Es handelt sich um eine effiziente Lösung zur Kostenreduzierung durch die Verwendung sauberer Datenträger, die zudem nachhaltiger ist, da sie die Erzeugung von unnötigem Elektronikmüll vermeidet.

Wenn die Zerstörung von Datenträgern erforderlich ist

Die physische Zerstörung von Datenträgern wird hingegen empfohlen, wenn eine Sanierung nicht möglich ist, wie z. B. bei beschädigten oder gefährdeten Datenträgern oder bei Datenträgern mit äußerst sensiblen Daten, die ein Höchstmaß an Sicherheit erfordern. Die Vernichtung kann durch Fragmentierung, Schreddern, Verbrennung oder irreversible Entmagnetisierung erfolgen, wodurch sichergestellt wird, dass die Daten in keiner Weise wiederhergestellt werden können.

Dieses Verfahren ist von grundlegender Bedeutung für den Schutz personenbezogener Daten vor Datenlecks, wobei die gesetzlichen Strafen und der Vertrauensverlust zu berücksichtigen sind. In regulierten Umgebungen stärkt die dokumentierte und zertifizierte Vernichtung die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften.

Faktoren, die bei der Entscheidung zu berücksichtigen sind

Bei der Entscheidung zwischen Sanierung oder Vernichtung müssen Kriterien wie die Art des Mediums, der Grad der Vertraulichkeit der gespeicherten Daten, die technische Möglichkeit einer wirksamen Reinigung, die Kosten des Verfahrens und die festgelegte Informationssicherheitspolitik berücksichtigt werden. Darüber hinaus sollte das Risikomanagement Prüfungen und Aufzeichnungen des gesamten Verfahrens umfassen, um vollständige Transparenz und Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Schlussfolgerung

Die Verwaltung zurückgegebener Datenträger mit personenbezogenen Daten erfordert eine sorgfältige Analyse, um zu entscheiden, wann die Datenträger gereinigt und wann sie vernichtet werden sollen. Die Einhaltung dieser Praktiken stärkt die Informationssicherheit, trägt zur Einhaltung von Rechtsvorschriften bei und minimiert die Umweltauswirkungen durch eine bewusste Bewirtschaftung von Elektroschrott.