Dossier Documentaire pour la Gestion Certifiée des DEEE IT au Brésil

Pour les groupes disposant de filiales au Brésil, la gestion des déchets d’équipements électriques et électroniques (DEEE) issus de l’informatique doit être démontrable. Les auditeurs, clients et autorités attendent des preuves écrites, pas uniquement des déclarations de principe.

Ce guide présente les principaux documents à intégrer dans le dossier de gestion des DEEE IT, ainsi que le rôle d’Ecobraz dans la production et la structuration de ces éléments pour ses clients.

1. Les éléments de base du dossier

• Certificats de traitement et de destination finale des DEEE
• Documents de transport et de traçabilité
• Inventaires des équipements informatiques remis
• Rapports consolidés par site et période
• Notes ou rapports techniques
• Certificats de destruction de données
• Éléments de chaîne de responsabilité (chain of custody)
• Éventuelle documentation photographique
• Indicateurs d’impact environnemental et social

2. Certificats de traitement et de destination finale

Ces certificats attestent que les DEEE IT ont été traités dans des conditions conformes à la réglementation locale. Ils mentionnent généralement :

• L’entité génératrice (nom, CNPJ, adresse)
• Ecobraz comme prestataire de traitement
• La nature des déchets pris en charge
• Les quantités traitées
• Le type de traitement réalisé

3. Documents de transport et traçabilité

Selon les états brésiliens, des systèmes spécifiques enregistrent le transport des déchets. Les références à ces documents sont utiles lors des contrôles.

4. Inventaires des équipements remis

L’inventaire relie les actifs IT de la filiale aux flux de DEEE :

• Site ou entité (CNPJ)
• Catégories d’équipements (PC, portables, serveurs, écrans, etc.)
• Volumes par catégorie
• Éventuellement, identifiants ou numéros de série

Ecobraz prépare des inventaires adaptés à l’intégration dans les systèmes de gestion des actifs IT.

5. Rapports consolidés

Pour disposer d’une vue d’ensemble :

• Volumes de DEEE traités par site et année
• Répartition par type de matériel
• Séries historiques pour le reporting RSE du groupe

6. Rapports et notes techniques

Ils détaillent, à un niveau adapté aux besoins du groupe :

• Les principales étapes de traitement
• Les flux de matières issus du démantèlement
• Les garanties de conformité environnementale

7. Certificats de destruction de données

Indispensables pour les serveurs, baies de stockage, postes de travail et autres équipements contenant des informations sensibles :

• Références au client et à la opération concernée
• Types d’équipements pris en charge
• Méthode de destruction ou d’effacement appliquée
• Date de réalisation

Ecobraz fournit ces certificats afin qu’ils puissent être intégrés aux dossiers de cybersécurité et de protection des données.

8. Chaîne de responsabilité (chain of custody)

Elle documente les passages de responsabilité :

• Remise des équipements par la filiale
• Transport jusqu’au site Ecobraz
• Réception et contrôle à l’arrivée

9. Preuves photographiques et annexes

Des photos des opérations peuvent être utilisées pour :

• Illustrer les rapports RSE
• Soutenir les présentations à la direction
• Documenter des projets majeurs (fermatures de sites, migrations, etc.)

10. Indicateurs d’impact

Avec Ecobraz, il est possible d’obtenir :

• Les tonnages totaux traités
• Une estimation des émissions de CO₂ évitées
• Des données sur les matières valorisées
• Des informations sur les projets d’inclusion numérique associés

11. Structurer le dossier au sein du groupe

• Créer un dossier numérique par année et par site
• Y archiver certificats, inventaires, rapports et indicateurs
• Désigner Ecobraz comme prestataire de référence pour les DEEE IT au Brésil
• Utiliser une checklist interne pour vérifier la complétude après chaque opération

Avec un dossier documentaire complet, la gestion des DEEE informatiques devient un point d’appui dans les audits plutôt qu’une source de fragilité.

Plus d’informations : https://ecobraz.org