Dokumente für die Nachweisführung bei IT-Elektroschrott in Brasilien

IT-Elektroschrott ist für Unternehmen mit Aktivitäten in Brasilien nur dann wirklich „unter Kontrolle“, wenn die Entsorgung dokumentiert und nachweisbar ist. In ESG-Audits, Kundenprüfungen oder bei Behördenanfragen zählen vor allem belastbare Unterlagen.

Dieser Leitfaden fasst die wichtigsten Dokumenttypen zusammen, mit denen Unternehmen die fachgerechte Behandlung von IT-Elektroschrott belegen können, und zeigt, wie Ecobraz ein vollständiges Dokumentenpaket für seine Kunden aufbaut.

1. Das minimale Dokumentenset

• Zertifikat über Behandlung und Endverbleib (CDF)
• Transport- bzw. Abfallbegleitdokumente (MTR-ähnliche Systeme, sofern relevant)
• Detaillierte Inventarlisten der übergebenen Geräte
• Konsolidierte Übersichten nach Zeitraum und CNPJ
• Technische Beschreibungen der Behandlung
• Zertifikate zur Datenvernichtung bei IT-Assets
• Unterlagen zur Chain-of-Custody
• Fotodokumentation ausgewählter Vorgänge
• Umwelt- und Sozialkennzahlen (Mengen, CO₂-Einsparung, digitale Inklusion)

2. Zertifikat über Behandlung und Endverbleib (CDF)

Dieses Zertifikat ist der formale Nachweis, dass bestimmte Elektroaltgeräte von Ecobraz übernommen und in lizensierten Anlagen behandelt wurden.

Typische Inhalte:

• Unternehmensdaten des Abfallerzeugers (Name, CNPJ, Adresse)
• Daten des Entsorgungsbetriebs (Ecobraz)
• Datum der Anlieferung
• Art der behandelten Abfälle
• Mengenangaben
• Hinweise auf angewandte Verfahren

3. Transport- und Abfallnachweise (MTR & Co.)

Abhängig vom Bundesstaat werden Abfalltransporte in elektronischen Systemen erfasst. Für Unternehmen ist es wichtig, Referenzen und Nachweisnummern parat zu haben, wenn entsprechende Fragen gestellt werden.

Ecobraz unterstützt Kunden dabei, die relevanten Informationen für Prüfungen zusammenzustellen.

4. Inventarlisten der IT-Geräte

Die Inventarlisten verknüpfen IT-Asset-Management und Entsorgungsprozesse.

• Standort und CNPJ
• Gerätekategorien (Laptops, Desktops, Monitore, Server, etc.)
• Mengen je Kategorie
• Optional: Seriennummern oder Asset-Tags

Ecobraz erstellt Inventare pro Charge und Standort, um eine einfache Abgleichbarkeit mit internen Systemen zu ermöglichen.

5. Konsolidierte Berichte

Für ESG-Reporting und Management braucht es eine Gesamtperspektive:

• Gesamtmengen an IT-Elektroschrott je Standort und Zeitraum
• Aufschlüsselung nach Abfallkategorien
• Jahresübersichten für Nachhaltigkeitsberichte

Ecobraz stellt solche Übersichten in prüfungsgeeigneter Form zur Verfügung.

6. Technische Berichte und Verfahrensbeschreibungen

Bei Bedarf können technische Unterlagen zu Verfahren, Anlagen und Materialströmen bereitgestellt werden, um die Konformität mit Umwelt- und Qualitätsanforderungen zu untermauern.

7. Zertifikate zur Datenvernichtung

Für IT-Assets mit sensiblen Daten (Server, Storage, Notebooks, PCs, mobile Devices) sind Datenvernichtungszertifikate entscheidend.

• Referenz zum Kunden und zur Charge
• Gerätekategorien oder konkrete Identifikationen
• Eingesetztes Verfahren zur Datenvernichtung
• Datum und verantwortliche Stelle

Ecobraz unterstützt Unternehmen mit Dokumentation, die sich in IT-Security- und Compliance-Dossiers einfügt.

8. Chain-of-Custody-Unterlagen

Sie dokumentieren die Verantwortung entlang der Prozesskette:

• Übergabe vom Standort an den Logistikdienstleister
• Transport zur Ecobraz-Anlage
• Wareneingang und Bestätigung durch Ecobraz

9. Fotodokumentation und Anhänge

Fotos können helfen, interne und externe Kommunikation zu unterstützen, sind aber immer Ergänzung zu formellen Dokumenten.

10. Umwelt- und Sozialkennzahlen

Um ESG-Berichte zu stärken, können gemeinsam mit Ecobraz unter anderem folgende Kennzahlen genutzt werden:

• Insgesamt behandelte Mengen
• Schätzungen zur CO₂-Einsparung
• Materialrückgewinnung
• Beiträge zu Projekten digitaler Inklusion

11. Interne Organisation der Dokumente

• Jährliche digitale Akten je Standort/CNPJ
• Gemeinsame Ablage von Zertifikaten, Inventaren, Transportnachweisen und Impact-Berichten
• Definition von Ecobraz als Kernpartner für IT-Elektroschrott in Brasilien
• Interne Checkliste zur Vollständigkeitsprüfung je Entsorgungscharge

So entsteht ein konsistentes, prüfungssicheres Dokumentenpaket, das in ESG-, Umwelt- und Compliance-Audits problemlos vorgelegt werden kann.

Weitere Informationen: https://ecobraz.org