Documentação deve representar o que realmente foi executado
O tipo de material, a origem, o transporte, o tratamento e a necessidade do gerador determinam quais registros são aplicáveis. A documentação deve ser definida antes da operação e emitida de forma coerente com o serviço contratado.
Registros que podem fazer parte do escopo
- Relação de volumes, categorias ou ativos;
- Inventário por patrimônio ou número de série;
- Registros de coleta e transferência de responsabilidade;
- Cadeia de custódia para mídias e ativos sensíveis;
- Comprovantes e documentos de destinação aplicáveis;
- Relatórios de processamento conforme o serviço executado.
O que informar na solicitação
Descreva a finalidade do documento, o padrão exigido pela sua organização, os materiais envolvidos e se existe necessidade de associação individual por ativo. Isso permite avaliar esforço, prazo e viabilidade antes da coleta.
Rastreabilidade útil para auditoria
Uma trilha de evidências clara conecta origem, inventário, movimentação, tratamento e encerramento. O nível de detalhe deve ser proporcional ao risco e ao objetivo do gerador, evitando documentos genéricos que não comprovam a operação realizada.
Perguntas frequentes
Todo atendimento gera os mesmos documentos?
Não. Os documentos variam de acordo com o material, localidade, transporte, tratamento e escopo contratado.
Posso enviar minha própria planilha de inventário?
Sim. Informe isso durante a avaliação para validar campos, formato e possibilidade de conciliação com os registros da operação.
A documentação é emitida antes da coleta?
Alguns registros são preparados antes da operação; outros dependem da coleta, conferência e processamento. O cronograma deve ser definido no escopo.